نورنیوز-گروه اقتصاد: ممیزی بخش مهمی از کارهای همه سازمان‌ها است، اما شنیدن این واژه بیشتر ما را به یاد ممیزی مالی می‌اندازد. در همه وظایف سازمانی، از اندازه‌گیری معیارهای عملکرد گرفته تا ارزیابی صحت داده‌ها، تهیه اسناد انطباق تا ردیابی موجودی، ممیزی به شکلی انجام می‌شود. متخصصان منابع انسانی هم با ممیزی بیگانه نیستند. اگر از آنها سوال شود که بیشتر وقت خود را چگونه می‌گذرانند، همان پاسخ را می‌دهند: ممیزی.
ممیزی منابع انسانی بخش مهمی از تضمین بهرهوری، رضایت و بهبود مستمر کارکنان سازمان است. ممیزی ابزاری همانند چک لیست برای مدیران منابع انسانی است. به گفته انجمن مدیریت منابع انسانی آمریکا، از ممیزی عموما برای بررسی سیاست‌های منابع انسانی جاری سیستم‌ها، مستندسازی و دیگر جنبه‌های مختلف درونی سازمان استفاده می‌شود.براین اساس و برای تسهیل گردش کار سازمان، در اینجا نکاتی درباره ممیزی برای متخصصان منابع انسانی ارائه شده است.
1-تمرکز بر تجربه کارکنان
هنگام ممیزی گردش کار سازمان، بهترین نقطه شروع، تمرکز بر تجربیات کارکنان است. با در نظر گرفتن مراحل جذب، جامعه‌پذیری، ارزیابی عملکرد و فرآیندهای اداری که به‌عنوان وظایف منابع انسانی به‌شمار می‌‌روند، باید شهودی بودن، سادگی و موثر بودن آنها بررسی شود. و برای آنکه کارکنان به سازمان افتخار کنند، باید حوزه‌های قابل بهبود در سازمان شناسایی شود.اگر کارکنان تجربیات مثبتی داشته باشند، به احتمال زیاد بهرهوری بیشتری نیز خواهند داشت.
عواملی که ممکن است به تجربه مثبت کارکنان کمک کند عبارتند از: کار معنادار، فرصت‌های رشد و ارتقا، محیط کار سالم یا مثبت، اعتماد رهبران و سرپرستان و مدیریت حمایتی.علاوه بر این، بهبود تجربه کارکنان، احتمال افزایش ماندگاری، رضایت مشتری، سودآوری و عملکرد را در پی دارد.
2-دقت در تعیین منابع تامین نیروی انسانی
ثمربخشی فرآیند تعیین منابع تامین نیروی انسانی می‌تواند بر کمیت جذب نیروی انسانی و همچنین نوع استخدام در سازمان تاثیر فراوانی داشته باشد. تناوب ممیزی روش‌های تامین نیروی انسانی هر شرکت با دیگر شرکت‌ها متفاوت است. قانون ساده‌ای که باید به خاطر سپرد این است که موفقیت اندک در جذب و استخدام، نشانه‌ای از مدتی طولانی است که سازمان ممیزی نشده است.
کار را با تعیین نحوه ورود متقاضیان همکاری به مسیر جذب و استخدام، منابع شناسایی و تامین آنها، و نتایج به‌دست آمده در یافتن استعدادهای درست آغاز کنید. آیا از کمیته‌های استخدام یا رسانه‌های اجتماعی استفاده می‌شود؟ آیا برای استفاده از این منابع، الگویی به کار گرفته شده است؟
3-انجام تحلیل ROI
«بازگشت سرمایه» اصطلاحی است که هنگام اندازه‌گیری بازده مالی سرمایهگذاری انجام می‌شود. در ادبیات منابع انسانی، این مفهوم را به هنگام ممیزی می‌توان برای تجزیه و تحلیل بهرهوری کارکنان، بودجه، اقدامات آتی و البته نظام مدیریت استعدادها به کار برد.
هنگام ممیزی سازمان، پیشبینی بودجه نیز تحلیل شده و هزینه‌ها به دقت بررسی می‌شوند. این ممیزی را می‌توان بر اساس منطق تعیین اموری که سرمایهگذاری بر آنها باید ادامه یابد و حوزه‌‌هایی که نیاز به سرمایهگذاری بیشتر ندارند به انجام رساند.
در نتیجه این اقدام، منابع مالی برای بهبود گردش کار منابع انسانی آزاد می‌شود و سازمان می‌تواند نیاز به سرمایهگذاری مجدد در حوزه کارکنان یا صرفه جویی برای طرح‌های آتی را تخمین بزند. تحلیل بازگشت سرمایه به متخصصان منابع انسانی کمک می‌کند که به جای ادامه هزینه کردن منابع شرکت برای مواردی که بازگشت سرمایه پایین دارند، آن را برای آنچه ارزش سرمایهگذاری دارد صرف کنند.
4-برنامهریزی برای ممیزی پیوسته
بیشتر فرآیندهای منابع انسانی خیلی به داده‌های مربوط به کارکنان بستگی دارند. برای ایجاد داشبوردهای تجزیه و تحلیل که به تصمیم‌گیری افراد مهم و تصمیم‌های مرتبط با کسب‌وکار کمک می‌کنند، تمیز و به روز نگاه داشتن داده‌ها ضروری است. ممیزی، بازتاب داده‌ها در سازمان است. اگر ممیزی‌‌ها سازگار و دقیق باشند، در داده‌های گرد آوری شده بازتاب خواهند داشت.
ممیزی‌‌های منظم فرآیندها، داده‌ها را تمیز نگه می‌‌دارد و پیش از آنکه وقفه‌‌هایی که در فرآیند پدید می‌آیند به مشکلی بزرگ تبدیل شوند، رسیدگی به آنها را برای سازمان ممکن می‌کند. بیشتر متخصصان منابع انسانی ممیزی فرآیند خود را به صورت سالانه ماهانه یا سه ماهه برنامهریزی می‌کنند و هر سازمان بر اساس عوامل مختلفی مانند تعداد نیروی کار،اندازه شرکت، و اهداف کلی شرکت، نیازهای ممیزی ویژه خود را دارد.
همچنین ممیزی فرآیند می‌تواند در تعیین بهتر نقش‌ها و مسوولیت‌های درون تیم و مشخص ساختن مسائل اداری و راهکارهای آنها به ارزیابی ادامه روند مربوط به تیم‌های منابع انسانی کمک کند. ممیزی فرآیند به نوبه خود بهرهوری کلی سازمان را افزایش می‌دهد.
5-نظرسنجی از کارکنان
نظرسنجیها ابزار مهمی هستند که اغلب توسط بسیاری از سازمان‌ها و متخصصان منابع انسانی برای ممیزی نادیده گرفته می‌شوند. بهترین و موثرترین راه برای اینکه بدانیم تیم منابع انسانی باید بر چه چیزی تمرکز کند این است که به سادگی نظر کارکنان را بخواهیم. طرح ریزی نظرسنجی با تصمیم‌گیری در مورد نوع نظرسنجی مربوط به پرسشی که باید پاسخ داده شود آغاز می‌شود. انواع مختلف نظرسنجی نتایج متفاوتی را به همراه دارد. آیا نظرسنجی کیفی با تمرکز بر بازخورد کتبی مورد نظر است یا به جای آن گردآوری کمی داده‌ها با استفاده از نظرسنجی؟
برنامهریزی نظرسنجیها، بسته به محتوا و طول هر سوال می‌تواند آسان و سریع باشد. اگرچه نظرسنجیها برخی اوقات دشوارند، ولی بینش مورد نظر و دیدگاه‌های مورد نیاز برای بازنگری فرآیندها و تدوین استراتژی معنادار افراد را ارائه می‌دهند. آنها آنچه که باید مورد توجه قرار گیرد و همچنین احساس کارکنان نسبت به عناصر خاصی از سازمان را آشکارا به ما نشان می‌دهند.
کارکنان تمایل دارند درباره کاستی‌ها صحبت کنند و بگویند که چه چیز‌هایی را در شرکت دوست دارند و چه چیز‌هایی نیاز به توجه بیشتری دارد.
درخواست بازخورد کارکنان نیز سطحی از اعتماد را بین آنها و سرپرستان ایجاد می‌کند. اگر کارکنان احساس امنیت کافی برای ارائه بازخورد عمیق و با کیفیت را داشته باشند، بیشتر متخصصان منابع انسانی هم می‌توانند فضای اعتماد را احساس کنند.
ممیزی ارزش صرف وقت را دارد
اگرچه ممکن است ممیزی برای بسیاری از افراد به‌عنوان فرآیندی غیرضروری یا وقت‌گیر به‌نظر برسد، ولی متخصصان منابع انسانی اهمیت ممیزی را می‌‌دانند. فرآیندهای سازمان، کارکنان، بازده سرمایهگذاری و شیوه‌های استخدام در نهایت به متخصصان منابع انسانی تصویری روشن از آنچه که نتیجه بخش است و آنچه نیست را ارائه می‌دهد.
متخصصان منابع انسانی در حالی که پیوسته برای بهبود و بهینه‌سازی گردش کار می‌کوشند، در وقت و منابع سازمان‌ها صرفه جویی می‌کنند. دقیقا به همین دلیل است که ممیزی‌‌ها باید در مجموعه ابزار منابع انسانی همه سازمان‌های در حال رشد جای گیرند.
دنیای اقتصاد